プライバシーポリシー

<個人情報保護方針>

株式会社 ボイスは、ビルメンテナンス業務を通じてお客様に快適環境と安心・安全を提供しております。「事業活動を通じて、社会に貢献していく」という経営理念の下、そのような業務を実施する上で、個人情報を保護することは事業活動の基本であるとともに、社会的責務であると考えております。
当社が取扱う全ての個人情報の重要性を考え、その適切な取り扱いと保護を図っていくために、個人情報保護マネジメントシステムを構築いたしました。このシステムの下、個人情報の取り扱いが適正に行われるよう従業者への教育・指導を徹底すると共に、個人情報保護マネジメントシステムの適切な運用とその継続的な改善に取り組んでまいります。

a）	個人情報の適切な取得、利用及び提供に努めます。取得した個人情報は、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた利用は致しません。そのために、個人情報保護管理者を中心に個人情報の取り扱いの管理・監督を行なう等、適切な措置を講じます。 また、取得した個人情報・個人関連情報を、法にて要求される場合を除いて第三者へ開示または提供いたしません。なお、業務委託により提供する場合は第三者への開示・提供には該当しません。
b）	個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を順守いたします。
c）	個人情報の管理を厳重に行ない、漏えい、滅失又はき損を防止するための措置を講じます。問題点が発見された場合は、速やかな対応を行い、問題点の発生原因の調査を行い、是正いたします。
d）	個人情報に関してご本人より寄せられた苦情及び相談は、迅速、真摯に対応いたします。
e）	個人情報の保護に関する管理サイクルを廻し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。

制定　2010年9月1日
改定　2022年4月1日

株式会社　ボイス
代表取締役社長　的場彩香

<個人情報の保護に関する公表事項>

1．利用目的の公表

1.	1開示対象個人情報の利用目的 当社が取扱う開示対象個人情報の利用目的は以下の通りです。
	●お客様の個人情報（名刺等）：業務に関する連絡や商談・契約のため
	●お取引先様の個人情報（名刺等）：業務に関する連絡や商談・契約のため
	●当社施設への入退の際にご記入頂いた個人情報：当社施設の入退管理のため
	●従業者の個人情報：雇用管理、人事管理、労務管理、給与・賞与等の各種報酬・手当ての支払い、福利・厚生、安全管理、受託業務の実施、官公庁への届出等のため
	●採用応募者の個人情報：採用選考並びに連絡のため
	●退職者の個人情報：法の保管要求への対応並びに本人からの問合せに応えるため

1.	2直接書面以外の方法で取得する個人情報の利用目的 当社は、以下の業務を行うため、お客様から委託された個人情報を取り扱います。 個人情報は委託業務の契約範囲内の利用目的に限定して取り扱い、他の目的には利用いたしません。
	●顧客施設の受付業務の受託：訪問者の個人情報を取得し、顧客担当者への報告並びに訪問者の管理を行ないます。
	●顧客施設の管理人業務の受託：入居者の個人情報を取得し、施設の管理や入居者へのサービス提供に利用します。
	●顧客の電話交換業務の受託：電話を掛けてこられた方の情報を電話交換に利用します。
	●ビルメンテナンス業務一般：受託時に提供いただくお客様の担当者リストを連絡のために利用します。
	●当社は、上記に加え、下記において直接書面以外の方法で個人情報を取得し、利用します。
	●ビルメンテナンス業務の外部への再委託：委託先より提供される担当者の名簿を当社での確認並びに顧客への提出のために利用します。
	●採用業務：求人サイトまたは紹介者から提供される応募者の情報を連絡のために利用します。
	●当社の関連会社からの営業代行業務の受託：業務に関する連絡や商談・契約に利用します。
	●当社の関連会社からの間接部門代行業務の受託：関連会社の事務処理等間接部門業務の処理に利用します。

2.開示対象個人情報に関する事項、並びに、苦情・相談の窓口

開示対象個人情報に関する事項の問合せ、開示等の請求、並びに、苦情・相談につきましては、下記にお申し入れ下さい。

3.認定個人情報保護団体について

●	認定個人情報保護団体の名称 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
●	苦情の解決の申出先 プライバシーマーク推進センター　個人情報保護苦情相談室 住所　〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル12F 電話番号：03-5860-7565、0120-700-779

【注意】当社へのサービスに関する問合せ先ではございません。当社へのお問い合わせは、上記2.項の窓口へお願い致します。（または、フッターの「お問い合わせ」をクリックして下さい。）ご参考までに、下記のJIPDECのホームページもご参照下さい。
https://www.jipdec.or.jp/

<個人情報の取扱いについて>

株式会社ボイスは貴殿の個人情報を提供頂いた場合、下記の如く取扱いを行います。

a）	事業者の名称：株式会社ボイス
b）	個人情報保護管理者：本社統括本部長 連絡先：〒231-0027　横浜市中区扇町2-4-3　第一ミヤビル2階 電話番号：045-662-8612
c）	個人情報の利用目的 貴殿から提供いただく個人情報はご依頼された要件を達成するため、以下の利用目的の範囲内で利用いたします。 ・お問い合わせ、お見積り依頼の場合は、お問い合わせ内容のご回答及びお見積り作成のために利用します。 ・ご応募の場合は、採用の可否の判断用並びに連絡用に使用いたします。 　採用に至らなかった場合、ご応募書類は返却いたします。 　採用された場合は、その後の従業者としての管理に利用いたします。
d）	第三者への提供・開示について 法にて要求される場合を除いて、貴殿の個人情報を第三者へ提供・開示することはありません。
e）	第三者からの取得について 法にて要求される場合を除いて、貴殿の個人情報を第三者から取得しません。
f）	個人情報の取扱の委託について 業務を遂行する上において、個人情報の取扱について適正な安全管理を講じていると判断した外部事業者に委託する場合があります。
g）	個人情報の開示等について 提供頂いた個人情報の内、開示対象個人情報に該当するものについては、貴殿からの請求に基づき、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用の停止・消去等に応じます。
	これらの請求方法に関する問合せや、請求は、当社の苦情・相談窓口にお願いします。 苦情相談窓口：総務人事課 電話番号：045-662-8611 E-Mail:honsha@bois.co.jp
ただし、JIS Q 15001に定めがある事項については、求めに応じることができない場合があります。求めに応じられない場合には、その旨を理由を付記して通知することとします。 詳細は上記の苦情・相談窓口までお問合せ下さい。
h）	匿名加工情報・仮名加工情報の取り扱いについて 弊社では匿名加工情報・仮名加工情報は作成いたしません。
i）	個人情報を与えることの任意性について 個人情報を当社に提供することは任意ですが、個人情報を提供頂けない場合は上記 c）に示した利用目的を達成することができないため、ご依頼された用件への回答及び採用選考ができませんことをご了承下さい。
j）	貴殿が弊社のサイトに再度訪問された際、より便利に当サイトを閲覧していただくためにクッキー（Cookie）を使用しております。 Cookieの使用に同意できない場合には、貴殿のブラウザの設定でCookieを無効にするか当社のウェブサイト等を利用しないようお願いいたします。

<保有個人データの安全管理のために講じた措置>

1.	基本方針の策定 ・個人データの適正な取扱いの確保のため「関係法令・ガイドライン等の遵守」「質問及び苦情の窓口」等についての基本方針を策定しています。
2.	個人データの取扱いに係る規律の整備 ・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の各段階ごとに、取得方法、責任者・担当者及びその任命等について、個人データの取扱規定を策定しています。
3.	組織的安全管理措置 ・個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業員が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法令や取扱規定に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。 ・個人データの取扱い状況について、定期的に自己点検をするとともに、他部署による監査を実施しています。
4.	人的安全管理措置 ・個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。 ・個人データの機密保持に関する契約を従業者と締結しています。
5.	物理的安全管理措置 ・個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。 ・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失する措置を実施しています。
6.	技術的安全管理措置 ・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
7.	外的環境の把握 ・外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国における個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、安全管理措置を実施します。 ※当社は外国において、個人データを取り扱うことはありません。